税理士事務所も規模の小さなところもありますが、世間では本当に小さな会社は多いです。
小さな会社と言っても、従業員は多いけど、経営陣は社長と奥さんとか、居ても息子が手伝っているとか。
そういう規模の会社では、ITを使って売り上げを上げたり、効率を高めたりするにはどうしたらいいでしょうか。
実際問題として、こうした小さな会社では、IT化の程度も様々です。
例えば、パソコンもないようなところから、パソコンはあるけど請求書くらいにしか使っていないところから、ラインなどで従業員と連絡を取り合っているところとか。
そうした中で、今回お話しするのは、パソコンはあるけど…というレベルの会社です。
その会社では、パソコンはあるけど、主に請求書の作成に使用していて、その請求書もExcelやWordで作られています。
事務員が社長の奥さん一人ということで、それで問題ないのですが、そろそろ後継者をということで、まずは後継者である社員に事務を教えるということになったそうです。
そこで、パソコンが1台ではやりづらいということで、新たなパソコンを購入するのはいいのだけど、別々に作業するのも非効率だし、同じ請求書を別々なパソコンで作るのも不便だという相談を受けました。
じゃあ、どうしようかなーと考えたのですが、そもそも、ここの事務員はそれほどパソコンスキルも高くないので、新しいことを教えても習得するまでに時間がかかってしまいます。
最初は無料のクラウドによる文書の共有を考えたのですが、クラウドって何？とか、操作が若干今までと変わってしまうことから、逆に混乱してしまうかなと考え、ちょっとコストは増えますがNASを導入して文書共有をすることにしました。
これなら、お互いが共有フォルダにアクセスするだけなので、今までとアクセスするドライブが違う程度の変化で済みます。
無料のクラウドのようにコストが0というわけにはいきませんでしたが、最近はNASもさほど高くないですので許容範囲ではないでしょうか。
今回は、まず文書共有からということで始めましたが、ホームページもないので、そちらも用意したらどうかと提案しています。
ホームページを何に使うのかというところですが、求人の際に、求職者が検索したときに、ホームページがヒットするのとしないのでは求職者の感触が違うのではないかと考えたからです。
多くの情報を載せるわけでは無いので、格安のレンタルサーバーがそれこそ、無料のホームページスペースでもいいのですが、後継者の方が運用していくことになると思われますので、その意見を聞いてから構築することになると思います。
実際、小さな会社の場合は、何をIT化する必要があるのかは、その会社の規模や業種によって変わってきます。
今回のように文書共有で済む場合もありますし、ネットを使った情報発信が重要な業種やネットショップが必要なケースなども、本当にそれぞれの企業で異なってきます。
そうした異なったニーズをうまく拾いあげることができれば、その会社にとって、IT化うまく行ったねということになります。
今回のケースでは文書共有だけでしたが、それでも困っている会社からしたら大きな進歩です。
こうしたレベルのご相談も承っていますので、お気軽にご相談ください。